Als organisator van een evenement zal de fotografie een belangrijke rol spelen in het resultaat van het evenement, vooral als je van plan bent om de foto’s te gebruiken voor je marketing- en communicatiestrategie. Om te garanderen dat je de beelden krijgt die je wilt hebben voor het doel dat je wilt, is het een goede gewoonte om beter te begrijpen waarom en hoe je de foto’s gaat gebruiken. Zodra de marketingdoelstellingen rond het evenement duidelijk zijn, zal je een beter idee hebben van wanneer je de foto’s van de fotograaf zal moeten verkrijgen om te promoten en erover te praten.
Vandaag zal ik je begeleiden bij enkele standaardpraktijken die ik ben tegengekomen door met veel organisatoren van evenementen om te gaan over wanneer ze de foto’s zouden moeten krijgen. Laten we er eens in duiken.
Organiseer en prioriteer de marketingdoelstellingen van jouw evenement.
Wanneer je een evenement plant, is het essentieel om te begrijpen hoe je erover wilt communiceren met je publiek. Het eerste wat je dus moet doen is het volgende begrijpen: waar neemt je doelpubliek informatie op? Gebruiken ze sociale media, of geven ze de voorkeur aan nieuwsbrieven en het bezoeken van jouw website? Houden ze van gedrukte jaarverslagen of van het lezen van een fysiek magazine? Als je eenmaal hebt vastgesteld hoe je publiek zich bezighoudt met je inhoud, zal het makkelijker zijn om te bepalen welk soort beelden je nodig hebt van je evenement en wanneer je ze moet krijgen. Laat me een paar van de verschillende scenario’s die je kunt tegenkomen, van de snelste tot de langzaamste beeldlevering, bekijken.
Wanneer kan je foto’s ontvangen voor sociale media? Snelste levering.
Als je doelgroep je content doorgaans via social media consumeert, zul je zo snel mogelijk met hen willen communiceren over het evenement. Dit type communicatie vereist live berichten en informatie met jouw publiek wanneer het evenement plaatsvindt. Tenzij je of iemand van je team voor dit aspect wil zorgen, moet je op voorhand met de fotograaf communiceren, zodat hij of zij de foto’s rechtstreeks in je inbox kan afleveren tijdens het evenement. Wees je er echter van bewust dat een fotograaf zich concentreert op het maken van foto’s, en het laten selecteren en versturen van foto’s naar jou kan invloed hebben op hun prestaties en kan er mogelijk voor zorgen dat ze kritieke momenten missen. Als je tijdens het evenement foto’s van de fotograaf wilt, raad ik je aan om momenten te gebruiken die niet zo belangrijk zijn om ze te krijgen. Vergeet niet dat je door je marketingdoelstellingen te prioriteren, kunt begrijpen wanneer je wat tijd kunt vrijmaken om de foto’s direct van de fotograaf te krijgen.
Verwacht formaat: JPG, ongeveer 800 pixels aan de langste zijde, ongeveer 150 KB per foto, 72 dpi.
Wanneer foto’s ontvangen voor nieuwsbrieven? Relatief snelle levering.
Indien je sommige foto’s pas kort na het evenement nodig hebt (bijvoorbeeld binnen 24 uur) is het een goede gewoonte om de fotograaf hiervoor te waarschuwen, zodat hij/zij een bepaalde hoeveelheid foto’s precies voor dit doel kan aanleveren. Dit kan ook nuttig zijn voor eventuele nieuwsbrieven die je van plan bent de dag na het evenement uit te brengen. Vermeld zeker de cruciale momenten die je graag zo snel mogelijk in beeld wil krijgen voor je communicatiestrategie. Soms zul je je realiseren dat je alleen foto’s nodig hebt voor je social media en nieuwsbrief de dag erna en niet direct, zodat je kunt profiteren van alle opnametijd die de fotograaf heeft tijdens het evenement zonder onderbrekingen.
Verwacht formaat: JPG, ongeveer 1000 pixels aan de langste zijde, ongeveer 200 KB per foto, 72 dpi.
Wanneer kan je foto’s ontvangen voor een online gedeeld album? Medium levering.
Webalbums die je van plan bent te delen met je publiek kunnen meestal wat langer wachten en dragen ook bij aan het opbouwfase van de communicatie met je publiek over de foto’s. Je zou de foto’s voor je online album binnen 3 tot 5 dagen na je evenement willen ontvangen, wat je genoeg tijd geeft om de foto’s binnen een week te publiceren als het momentum nog warm is. Deze foto’s moeten al in het juiste formaat zijn voor online delen, dus wees duidelijk om te communiceren met de fotograaf hoe je van plan bent om de foto’s te gebruiken, zodat hij/zij de foto’s in het juiste formaat kan aanleveren voor je communicatiestrategie. Meestal is dit het moment waarop je alle foto’s van het evenement krijgt, en je bent helemaal klaar. Echter, als je de beelden wilt gebruiken voor drukwerk, zorg er dan voor dat je de foto’s ook in hoge resolutie krijgt, wat mij naar het volgende punt leidt.
Verwacht formaat: JPG, ongeveer 1200 pixels aan de langste zijde, ongeveer 300 KB per foto, 72 dpi.
Wanneer kan je foto’s ontvangen voor gedrukte communicatie? Meest uitgebreide/laagste levering.
Als je foto’s nodig hebt voor gedrukte communicatie (tijdschriften, jaarverslagen, banners, flyers), afhankelijk van de urgentie, dan heb je deze foto’s misschien niet meteen nodig. Voor gedrukt materiaal zal je foto’s met een hoge resolutie willen hebben, die meestal meer ruimte innemen op je harde schijf, dus zorg ervoor dat je genoeg vrije ruimte hebt op je opslagapparaat om deze foto’s veilig te bewaren. Aangezien deze bestanden substantiëler zijn, zal het langer duren om ze te ontvangen, maar de verwachte levertijd kan ook binnen 3 tot 5 dagen na het evenement liggen. Je hebt misschien niet alle foto’s in dit enorme en grote formaat nodig, maar je weet maar nooit, dus het is altijd een goede gewoonte om de foto’s in grote formaten te krijgen voor je archief en dossiers.
Verwacht formaat: JPG, tussen 4000 en 7000 pixels aan de langste zijde, tussen 20 en 40 MB per foto, 300 dpi.
Slotgedachten
Zoals je kunt zien, zijn er veel momenten waarop je mogelijk foto’s van je evenement zou kunnen krijgen. Het belangrijkste is om te begrijpen waarom en hoe je met je publiek moet communiceren. Zodra je je kanalen en doelgroep duidelijk hebt gedefinieerd, weet je met welke urgentie je de beelden nodig hebt om met hen in contact te komen. Zorg ervoor dat je de fotograaf informeert over je strategieën om je verwachtingen in lijn te brengen met de service die zij/hij levert.
Heb je andere suggesties over wanneer je de foto’s voor je evenement moet krijgen? Ik hoor graag uw advies! Laat hieronder een reactie achter of neem contact met mij op, en ik zou graag mijn artikel aanpassen om het beter te maken.
Het is mijn inzet voor mezelf en de wereld om elke week een inzicht te schrijven, dus als deze onderwerpen interessant voor je zijn, kom dan zeker terug, zodat je niet mist wat er verder nog gaat gebeuren. Bedankt voor uw tijd!
Blijf op de hoogte door je te abonneren op mijn nieuwsbrief.
Dank u wel!