Je organiseert een evenement en je weet dat je een professionele fotograaf nodig hebt om het te komen documenteren. Je hebt een lijst met potentiële kandidaten doorlopen, en je bent begonnen met gesprekken, onderhandelingen en het bespreken van de voorwaarden en verwachtingen. Je staat op het punt om te beslissen wie je in dienst neemt, maar misschien is het nog niet 100% duidelijk wat je kunt verwachten. 

In dit artikel wil ik je helpen door enkele van de meest voorkomende vragen heen te gaan die je moet overwegen te stellen bij het inhuren van een fotograaf voor je evenement. Laten we ze een voor een bekijken en zien waarom ze essentieel zijn om te evalueren en het antwoord te hebben voordat je ze inhuurt.

1. Wanneer levert je de foto’s af?

Wanneer je een artikel online koopt, krijg je een schatting van wanneer je het moet krijgen. Net als bij elke andere dienst, moet je een idee krijgen van wanneer je de foto’s moet krijgen. De fotograaf moet je dan een geschatte datum van levering van de foto’s kunnen geven. 

Een typisch voorbeeld is binnen vijf werkdagen na afloop van het evenement, maar dit kan variëren. Als je comfortabel bent met de voorgestelde dag, dan is alles goed, anders, probeer opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden om te zien of je de foto’s sneller kunt krijgen wanneer je ze nodig hebt. Een advies: hoe sneller je de foto’s wilt hebben, hoe meer het budget kan toenemen, maar dit kan afhangen van de fotograaf.

2. Hoe verstuur je de beelden?

In het verleden kregen we de beelden via USB-drives en zelfs CD’s geleverd. Tegenwoordig, met high-speed internet en online diensten, is de beste en gemakkelijkste oplossing voor bijna alle gevallen het versturen van de foto’s via een online service. Enkele veel voorkomende voorbeelden zijn WeTransfer, Google Drive, Amazon Cloud en Dropbox, om er maar een paar te noemen.

Zorg er echter voor dat het voor jou duidelijk is hoe je de foto’s krijgt om problemen met de levering te voorkomen als gevolg van technologische beperkingen. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld geen toegang tot Dropbox of kunnen geen ZIP-bestanden openen vanaf hun kantoorcomputer. Als je van tevoren weet hoe je de foto’s zult ontvangen, dan weet je of je de fotograaf op de hoogte moet stellen van je technologische beperkingen en of je een andere manier moet zoeken die het beste bij je past.

3. In welk formaat lever je de foto’s aan?

Het formaat van een foto kan verschillende betekenissen hebben: bestandsformaat (extensie), grootte, beeldverhouding, enz. Meestal krijgt je JPG-bestanden, klaar voor gebruik op je website of voor het printen van materiaal. Echter, om verrassingen te voorkomen, zorg ervoor dat je JPG’s ontvangt, vooral als dat is wat je verwacht. 

Het is relevant om te weten dat JPG’s kunnen variëren in grootte en dat ze veel van jouw computerruimte in beslag kunnen nemen. Hoge-resolutie bestanden zijn substantiëler in omvang, en je zult ze kunnen gebruiken om af te drukken; tegelijkertijd zijn ze niet ideaal voor WEB-gebruik. Als je de afbeeldingen online wilt gebruiken (social sharing of website), zorg er dan voor dat je naast de hoge-resolutie JPG’s ook kant-en-klare kleinere versies van de JPG’s krijgt.

Voor de verhouding durf ik te zeggen dat de meest voorkomende een 3:2 verhouding is, en niet 4:3 of 1:1. Als je speciale eisen stelt aan de verhouding, zorg er dan voor dat je dit met de fotograaf communiceert. Klik hier om meer te weten te komen over beeldverhoudingen.

4. Hoeveel foto’s krijgen we?

Hoewel het zeer onwaarschijnlijk is dat je de exacte hoeveelheid foto’s weet die je zult krijgen, kun je het toch vragen en heb je een idee bij benadering. Het aantal foto’s dat je krijgt voor een evenement zal variëren afhankelijk van de aanpak van de fotograaf. Sommige fotografen, bijvoorbeeld, verplichten zich tot een minimum aan te leveren foto’s, laten we zeggen 30 foto’s per uur service, en het aantal kan dan altijd toenemen. Meestal krijg je een selectie van de beste momenten, en niet elke foto die tijdens het evenement wordt gemaakt.

5. Worden de foto’s geretoucheerd?

Het retoucheren van foto’s moet een intrinsiek aspect zijn van het behandelingsproces van de fotograaf. Met andere woorden, fotografen moeten de tijd nemen om de foto’s die tijdens een evenement zijn gemaakt te retoucheren en je de best mogelijke kwaliteit te bieden. Als ze niet in staat zijn om iets te zeggen over het retoucheren, raad ik je ten zeerste aan om het te verduidelijken, en te begrijpen of je dit mag verwachten of niet. Het retoucheerproces moet niet agressief en modificerend zijn, maar veeleer een versterkend en corrigerend proces.

6. Voegt je watermerken toe?

Watermerken, wie gebruikt ze eigenlijk? Veel fotografen inderdaad! Wees je ervan bewust dat als je geen vervelende watermerken op je uiteindelijke foto’s wilt hebben, wat waarschijnlijk wel het geval is, je dit met de fotograaf moet verduidelijken. Een goede manier om te weten of ze watermerken gebruiken is alleen maar te kijken naar hun online portfolio.

7. Hoe kunnen we de foto’s gebruiken?

Het gebruik van de foto’s is een onderwerp voor een heel artikel op zich. Toch wil ik je een woord zeggen dat vaker onopgemerkt blijft: Auteursrechten. Om te voorkomen dat je in de toekomst in discussie raakt, of zelfs juridische gevechten met een auteur, is het duidelijk waar en hoe je de foto’s kunt gebruiken die je krijgt. Hoe meer rechten en mogelijkheden je wilt hebben, hoe duurder de auteursrechten worden. Als een fotograaf geen duidelijkheid verschaft over het gebruik van de auteursrechten, vraag er dan zeker naar en voorkom dat je per ongeluk moet leven.

8. Kan je een factuur overleggen?

Het krijgen van een factuur zou de norm moeten zijn, zonder twijfel, maar er zijn gevallen waarin een fotograaf geen manier heeft om je een legale vorm van ontvangst te geven. Als dit het geval is, kan het zijn dat je je in een ongemakkelijke situatie bevindt waarin je een uitgave die je had niet wettelijk kan declareren. Een factuur is echter met name relevant voor bedrijven die fotoservices nodig hebben. Als de juridische status van de fotograaf onduidelijk is (ze hebben geen rechtspersoonlijkheid achter hun winkel), dan moet je waarschijnlijk overwegen om iemand anders in te huren.

9. Maak je een back-up van de foto’s?

Ten slotte moet je kunnen weten of de fotograaf de foto’s voor je kan bewaren. Als je, om wat voor reden dan ook, de foto’s weer van de fotograaf moet krijgen, zorg dan dat je weet of je dat kunt. Sommige fotografen zullen extra kosten in rekening brengen voor het opslaan van de foto’s van jouw evenement.

Laatste gedachten.

Het inhuren van een fotograaf zou geen pijnlijk proces moeten zijn, en ik hoop dat deze tips je helpen om de beste fotograaf voor je evenement te vinden. Uiteindelijk is het belangrijkste dat je tevreden bent met het resultaat en dat je de foto’s kunt gebruiken voor je communicatie- en marketingcampagne.

Heb je nog andere vragen die je relevant vindt voordat je een fotograaf inhuurt? Ik hoor graag jouw advies! Laat hieronder een reactie achter of neem contact met mij op en ik pas mijn artikel graag aan om het beter te maken.

Dit artikel maakt deel uit van een serie over het proces van het inhuren van een fotograaf van A tot Z. Ik zal elke week een nieuwe schrijven, dus kom zeker terug, zodat je niet mist wat er nu gaat gebeuren. Bedankt voor jouw tijd!


Blijf op de hoogte door je te abonneren op mijn nieuwsbrief.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Dank u wel!

Laten we samenwerken

Bent u geïnteresseerd in het inhuren van mij als fotograaf?

Contacteer mij