De afgelopen zes jaar heb ik de kans gehad om als fotograaf samen te werken met vele organisatoren van evenementen voor allerlei soorten evenementen. Een ervaring als deze heeft mij in staat gesteld om de dagelijkse strijd die organisatoren van evenementen hebben met fotografen zoals ikzelf te zien en te beleven.

Mijn idee met dit artikel is om je als evenement organisator te helpen deze potentiële worstelingen van je af te schudden. En hopelijk, verlicht je de relatie met de fotograaf om de tevredenheidsfactor van je samenwerking te verhogen.

Laten we samen eens kijken naar een aantal veel voorkomende vragen/onderwerpen en hoe we die kunnen oplossen.

1. Zal de fotograaf de foto’s op tijd afleveren?

Heb je voor het beantwoorden van deze vraag geëvalueerd wanneer je de foto’s van het evenement precies nodig hebt? Ook, heb je overwogen hoeveel foto’s en voor welk doel je ze nodig hebt? Sommige organisaties eisen dat de fotograaf tijdens de gelegenheid zelf een klein aantal foto’s aanlevert voor sociale-mediacommunicatiedoeleinden. Anderen hebben direct na afloop foto’s nodig, en weer anderen hebben de dag erna slechts één foto nodig voor een persbericht. In de meeste gevallen is de rest van de beelden slechts een paar dagen na het evenement nodig.

Als je eenmaal begrepen hebt waarom, wanneer en hoeveel foto’s je nodig hebt, kun je je verzoek vooraf aan de fotograaf kenbaar maken en zo verrassingen, onvervulling of extra kosten vermijden. Niet alle fotografen bieden standaard aan om foto’s te leveren tijdens het evenement of direct daarna. Als je foto’s nodig hebt met een bepaalde urgentie, geef dan vooraf heel duidelijk aan wat je bedoelingen zijn bij het communiceren van je servicevereisten.

2. Zal de fotograaf de spannende momenten van het evenement verslaan?

Om er zeker van te zijn dat de fotograaf aanwezig is om foto’s te maken tijdens de meest kritieke momenten van jouw evenement, is mijn advies om het schema/tijdlijn te delen en aan te geven welke de momenten zijn die foto’s nodig hebben. Soms heeft een gelegenheid geen spannend moment in het schema, zoals een verrassingsprijs of toespraak, en dit is prima; zorg er echter voor dat je de extra activiteit van de tijdlijn met de fotograaf communiceert, zodat ze die niet missen.

Een goede vuistregel is om het plan van de dag te delen, en wanneer je de fotograaf ontmoet, ga je er dan doorheen en geef je eventuele niet-geschreven verrassingsmomenten in de tijdlijn opnieuw aan. Zorg ervoor dat de fotograaf het schema en de mogelijke veranderingen begrijpt en maak je geest vrij!

3. Zal de aanwezigheid van de fotograaf vervelend zijn voor onze gasten?

Ik ben ervan overtuigd dat fotografen actieve waarnemers moeten zijn in plaats van actieve deelnemers bij het documenteren van een evenement. Een professionele evenementenfotograaf moet soepel zijn en met fijngevoeligheid bewegen om het aanwezige publiek niet te storen. Verschillende elementen kunnen jouw gasten mogelijk storen: het gebruik van de flitser, het geluid van de camera bij het klikken, en de bewegingen van de fotograaf bij het rondlopen van de zaal.

Als het van cruciaal belang is dat jouw gasten niet worden afgeleid, is het mijn aanbeveling om de fotograaf van tevoren duidelijk te vertellen dat jouw evenement bijzondere aandacht vraagt voor afleiding, en dat je een discrete dekking verwacht. Nogmaals, de communicatie is kritisch.

4. Zal de fotograaf onafhankelijk genoeg zijn?

Met zoveel dingen die door je hoofd gaan, is het minste wat je wilt een fotograaf die constant begeleiding nodig heeft gedurende het hele evenement. Je hebt een onafhankelijk persoon nodig die de gelegenheid moeiteloos kan documenteren.

Om jezelf en de fotograaf te helpen, deel je zoveel mogelijk informatie over het evenement met haar/hem. Deel alles van het schema, de sprekers, de locatie, de timing, de verrassingen, enz. om de fotograaf te helpen begrijpen hoe de dingen gebeuren, zodat hij/zij onafhankelijker kan zijn terwijl hij/zij haar/zijn werk doet. Wees niet bang om details te delen, want dat maakt je leven makkelijker. Geen enkel detail is onbelangrijk.

5. De uitrusting van de fotograaf ziet er niet professioneel genoeg uit. Moet ik me zorgen maken?

De hoeveelheid fotoapparatuur die er is, is overweldigend, en we hebben allemaal verschillende smaken en eisen als fotografen. Als je due diligence hebt gedaan bij het selecteren van de fotograaf, dan moet je je geen zorgen maken over de apparatuur die ze gebruiken om je evenement te documenteren. Het hebben van een grote camera betekent niet dat je geweldige foto’s krijgt, en het hebben van een kleine camera betekent niet dat je slechte foto’s krijgt. Fotografie apparatuur kan soms misleidend zijn, en daar moet je je van bewust zijn.

Vertrouw op de professionals, en als je nieuwsgierig bent, vraag hen dan naar hun spullen en hun voorkeur voor het gebruik van specifieke apparatuur in vergelijking met andere opties die je hebt gezien van andere fotografen. Als je weet met wie je te maken hebt, moet je je geen zorgen maken over het gereedschap dat ze gebruiken om de resultaten te bereiken die je wilt.

Laatste gedachten.

Voortdurende strubbelingen komen meestal voort uit een gebrek aan communicatie met de fotograaf die je inhuurtOm misverstanden te voorkomen, moet je duidelijk zijn over wat je wilt en verwacht, zodat je je verwachtingen kunt afstemmen op de service die je zult krijgen. Uiteindelijk is het belangrijkste dat je tevreden bent met de resultaten en dat je de foto’s kunt gebruiken voor je communicatie- en marketingcampagne.

Hebt je nog andere problemen met een professionele evenementenfotograaf? Ik hoor graag jouw advies! Laat hieronder een reactie achter of neem contact met mij op, dan pas ik mijn artikel graag aan om het beter te maken.

Dit artikel maakt deel uit van een serie over het proces van het inhuren van een fotograaf van A tot Z. Ik zal elke week een nieuwe schrijven, dus kom zeker terug, zodat je niet mist wat er nu gaat gebeuren. Bedankt voor jouw tijd!


Blijf op de hoogte door je te abonneren op mijn nieuwsbrief.

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Dank u wel!

Laten we samenwerken

Bent u geïnteresseerd in het inhuren van mij als fotograaf?

Contacteer mij