Month: februari 2020

De afgelopen zes jaar heb ik de kans gehad om als fotograaf samen te werken met vele organisatoren van evenementen voor allerlei soorten evenementen. Een ervaring als deze heeft mij in staat gesteld om de dagelijkse strijd die organisatoren van evenementen hebben met fotografen zoals ikzelf te zien en te beleven.

Mijn idee met dit artikel is om je als evenement organisator te helpen deze potentiële worstelingen van je af te schudden. En hopelijk, verlicht je de relatie met de fotograaf om de tevredenheidsfactor van je samenwerking te verhogen.

Laten we samen eens kijken naar een aantal veel voorkomende vragen/onderwerpen en hoe we die kunnen oplossen.

1. Zal de fotograaf de foto’s op tijd afleveren?

Heb je voor het beantwoorden van deze vraag geëvalueerd wanneer je de foto’s van het evenement precies nodig hebt? Ook, heb je overwogen hoeveel foto’s en voor welk doel je ze nodig hebt? Sommige organisaties eisen dat de fotograaf tijdens de gelegenheid zelf een klein aantal foto’s aanlevert voor sociale-mediacommunicatiedoeleinden. Anderen hebben direct na afloop foto’s nodig, en weer anderen hebben de dag erna slechts één foto nodig voor een persbericht. In de meeste gevallen is de rest van de beelden slechts een paar dagen na het evenement nodig.

Als je eenmaal begrepen hebt waarom, wanneer en hoeveel foto’s je nodig hebt, kun je je verzoek vooraf aan de fotograaf kenbaar maken en zo verrassingen, onvervulling of extra kosten vermijden. Niet alle fotografen bieden standaard aan om foto’s te leveren tijdens het evenement of direct daarna. Als je foto’s nodig hebt met een bepaalde urgentie, geef dan vooraf heel duidelijk aan wat je bedoelingen zijn bij het communiceren van je servicevereisten.

2. Zal de fotograaf de spannende momenten van het evenement verslaan?

Om er zeker van te zijn dat de fotograaf aanwezig is om foto’s te maken tijdens de meest kritieke momenten van jouw evenement, is mijn advies om het schema/tijdlijn te delen en aan te geven welke de momenten zijn die foto’s nodig hebben. Soms heeft een gelegenheid geen spannend moment in het schema, zoals een verrassingsprijs of toespraak, en dit is prima; zorg er echter voor dat je de extra activiteit van de tijdlijn met de fotograaf communiceert, zodat ze die niet missen.

Een goede vuistregel is om het plan van de dag te delen, en wanneer je de fotograaf ontmoet, ga je er dan doorheen en geef je eventuele niet-geschreven verrassingsmomenten in de tijdlijn opnieuw aan. Zorg ervoor dat de fotograaf het schema en de mogelijke veranderingen begrijpt en maak je geest vrij!

3. Zal de aanwezigheid van de fotograaf vervelend zijn voor onze gasten?

Ik ben ervan overtuigd dat fotografen actieve waarnemers moeten zijn in plaats van actieve deelnemers bij het documenteren van een evenement. Een professionele evenementenfotograaf moet soepel zijn en met fijngevoeligheid bewegen om het aanwezige publiek niet te storen. Verschillende elementen kunnen jouw gasten mogelijk storen: het gebruik van de flitser, het geluid van de camera bij het klikken, en de bewegingen van de fotograaf bij het rondlopen van de zaal.

Als het van cruciaal belang is dat jouw gasten niet worden afgeleid, is het mijn aanbeveling om de fotograaf van tevoren duidelijk te vertellen dat jouw evenement bijzondere aandacht vraagt voor afleiding, en dat je een discrete dekking verwacht. Nogmaals, de communicatie is kritisch.

4. Zal de fotograaf onafhankelijk genoeg zijn?

Met zoveel dingen die door je hoofd gaan, is het minste wat je wilt een fotograaf die constant begeleiding nodig heeft gedurende het hele evenement. Je hebt een onafhankelijk persoon nodig die de gelegenheid moeiteloos kan documenteren.

Om jezelf en de fotograaf te helpen, deel je zoveel mogelijk informatie over het evenement met haar/hem. Deel alles van het schema, de sprekers, de locatie, de timing, de verrassingen, enz. om de fotograaf te helpen begrijpen hoe de dingen gebeuren, zodat hij/zij onafhankelijker kan zijn terwijl hij/zij haar/zijn werk doet. Wees niet bang om details te delen, want dat maakt je leven makkelijker. Geen enkel detail is onbelangrijk.

5. De uitrusting van de fotograaf ziet er niet professioneel genoeg uit. Moet ik me zorgen maken?

De hoeveelheid fotoapparatuur die er is, is overweldigend, en we hebben allemaal verschillende smaken en eisen als fotografen. Als je due diligence hebt gedaan bij het selecteren van de fotograaf, dan moet je je geen zorgen maken over de apparatuur die ze gebruiken om je evenement te documenteren. Het hebben van een grote camera betekent niet dat je geweldige foto’s krijgt, en het hebben van een kleine camera betekent niet dat je slechte foto’s krijgt. Fotografie apparatuur kan soms misleidend zijn, en daar moet je je van bewust zijn.

Vertrouw op de professionals, en als je nieuwsgierig bent, vraag hen dan naar hun spullen en hun voorkeur voor het gebruik van specifieke apparatuur in vergelijking met andere opties die je hebt gezien van andere fotografen. Als je weet met wie je te maken hebt, moet je je geen zorgen maken over het gereedschap dat ze gebruiken om de resultaten te bereiken die je wilt.

Laatste gedachten.

Voortdurende strubbelingen komen meestal voort uit een gebrek aan communicatie met de fotograaf die je inhuurt. Om misverstanden te voorkomen, moet je duidelijk zijn over wat je wilt en verwacht, zodat je je verwachtingen kunt afstemmen op de service die je zult krijgen. Uiteindelijk is het belangrijkste dat je tevreden bent met de resultaten en dat je de foto’s kunt gebruiken voor je communicatie- en marketingcampagne.

Hebt je nog andere problemen met een professionele evenementenfotograaf? Ik hoor graag jouw advies! Laat hieronder een reactie achter of neem contact met mij op, dan pas ik mijn artikel graag aan om het beter te maken.

Dit artikel maakt deel uit van een serie over het proces van het inhuren van een fotograaf van A tot Z. Ik zal elke week een nieuwe schrijven, dus kom zeker terug, zodat je niet mist wat er nu gaat gebeuren. Bedankt voor jouw tijd!

Dank u wel!

Als je bezig bent met het inhuren van een fotograaf voor je evenement, heb je misschien wat je denkt dat de beste kandidaat is, en begin je dan wat dingen op te merken die een beetje vreemd zijn. Hoe weet je dat je te maken hebt met een professionele evenementenfotograaf en dat je geen fout maakt door hen in te huren? 

In dit artikel wil ik je een aantal duidelijke tekenen laten zien waar je op moet letten, zodat je een professionele evenementenfotograaf van de rest kunt identificeren.

1. De fotograaf heeft een breed evenementenportfolio.

Ik heb in het verleden gesproken over het belang van het zien van een relevante evenementenportfolio voordat ik een fotograaf inhuur. Als je niet genoeg foto’s kunt zien die weergeven wat je zoekt, maak je er misschien een blind date mee. Een van de oplossingen is om te begrijpen of het portfolio uitgebreid genoeg is en situaties weergeeft die vergelijkbaar zijn met wat je voor je evenement zou willen verkrijgen.

2. Bekijk het technische aspect van de beelden.

Het is een goede gewoonte om de beelden die je ziet met een kritischer oog te bekijken en te observeren of de fotograaf de technische vaardigheden heeft die jouw evenement vereist. Vaker wel dan niet kom ik portfolio’s tegen met veel technische problemen in de foto’s. Je moet je bewust zijn van alles, van slechte bliksem, vreemde composities, onscherpe beelden en onscherpe beelden voordat je ze inhuurt. Als je geen ervaring hebt met fotografie, verwijs dan naar een vriend of collega die misschien in het onderwerp zit, en vraag dan hun mening over het technische aspect van het portfolio dat je aan het bekijken bent.

3. Kan je volledige evenementenverslagen zien?

Ik denk dat een professionele fotograaf van begin tot eind kwalitatief hoogstaande beelden kan krijgen van een evenement. Een portfolio kan misleidend zijn omdat het alleen het beste benadrukt wat ze in hun all-time repertoire hebben, maar het zien van de verslaggeving van een enkelvoudig evenement kan je veel vertellen over hun aanpak, stijl en ervaring. Als je dieper kunt graven in een unieke foto-coverage case die ze eerder hebben gedaan, en je vindt het leuk, kun je er zeker van zijn dat ze weten wat ze doen.

4. Duidelijke en professionele communicatie in alle stadia.

Communicatie is alles. Wanneer een fotograaf transparant, respectvol en deskundig is en je professionele toon spreekt, dan weet je dat je te maken hebt met een professional. Als je een rare indruk krijgt door de manier waarop ze vanaf het begin met je praten en communiceren, is de kans groot dat dit later niet beter wordt. We negeren vaak hoe we ons voelen over iemand vanwege de maatschappelijke normen, dus probeer te luisteren naar je gevoel en voorkom dat je later voor slechte verrassingen komt te staan, omdat je hebt besloten om de tekenen te negeren.

5. Duidelijke voorwaarden en prijzen.

Wanneer je te maken hebt met professionals uit elk vakgebied, zul je een goed voorbereide en transparante set van voorwaarden over je samenwerking op het werk tegenkomen. Een professionele fotograaf moet in staat zijn om je een volledige set van voorwaarden en prijzen te geven waarop je kunt vertrouwen als je ze inhuurt. Wanneer de voorwaarden van je samenwerking met de fotograaf niet duidelijk zijn, kun je niet weten wat je kunt verwachten en kun je erg teleurgesteld en gefrustreerd zijn over het resultaat van je samenwerking. Je kunt altijd proberen deze negen nuttige vragen te stellen voordat je ze inhuurt.

6. De fotograaf biedt het gebruik van auteursrechten aan.

Professionele fotografen praten over auteursrechten en leggen je duidelijk uit hoe je hun foto’s kunt gebruiken en exploiteren. Wanneer een fotograaf niet over auteursrechten praat, moet je een rode vlag omhoog halen en proberen de gebruiksrechten van de foto’s te verduidelijken. Ik zal in de toekomst meer in detail over de auteursrechten praten, maar weet dit in de tussentijd: Auteursrechten zijn net zo relevant als de foto’s zelf, en je moet de gebruiksrechten van de beelden die je gaat verkrijgen kennen.

Slotgedachten.

Misschien bent je niet op zoek naar een professionele fotograaf en geef je er alleen maar om dat je mooie herinneringen hebt aan je evenement. Echter, aandacht besteden aan deze borden kan je helpen om de juiste fotograaf voor je evenement te identificeren en lelijke verrassingen in de toekomst te voorkomen. Uiteindelijk is het belangrijkste dat je tevreden bent met het resultaat en dat je de foto’s kunt gebruiken voor je communicatie- en marketingcampagne.

Kijkt je naar andere borden om een professionele evenementenfotograaf te herkennen? Ik hoor graag jouw advies! Laat hieronder een reactie achter of neem contact met mij op, dan pas ik mijn artikel graag aan om het beter te maken.

Dit artikel maakt deel uit van een serie over het proces van het inhuren van een fotograaf van A tot Z. Ik zal elke week een nieuwe schrijven, dus kom zeker terug, zodat je niet mist wat er nu gaat gebeuren. Bedankt voor jouw tijd!

Dank u wel!

Je organiseert een evenement en je weet dat je een professionele fotograaf nodig hebt om het te komen documenteren. Je hebt een lijst met potentiële kandidaten doorlopen, en je bent begonnen met gesprekken, onderhandelingen en het bespreken van de voorwaarden en verwachtingen. Je staat op het punt om te beslissen wie je in dienst neemt, maar misschien is het nog niet 100% duidelijk wat je kunt verwachten. 

In dit artikel wil ik je helpen door enkele van de meest voorkomende vragen heen te gaan die je moet overwegen te stellen bij het inhuren van een fotograaf voor je evenement. Laten we ze een voor een bekijken en zien waarom ze essentieel zijn om te evalueren en het antwoord te hebben voordat je ze inhuurt.

1. Wanneer levert je de foto’s af?

Wanneer je een artikel online koopt, krijg je een schatting van wanneer je het moet krijgen. Net als bij elke andere dienst, moet je een idee krijgen van wanneer je de foto’s moet krijgen. De fotograaf moet je dan een geschatte datum van levering van de foto’s kunnen geven. 

Een typisch voorbeeld is binnen vijf werkdagen na afloop van het evenement, maar dit kan variëren. Als je comfortabel bent met de voorgestelde dag, dan is alles goed, anders, probeer opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden om te zien of je de foto’s sneller kunt krijgen wanneer je ze nodig hebt. Een advies: hoe sneller je de foto’s wilt hebben, hoe meer het budget kan toenemen, maar dit kan afhangen van de fotograaf.

2. Hoe verstuur je de beelden?

In het verleden kregen we de beelden via USB-drives en zelfs CD’s geleverd. Tegenwoordig, met high-speed internet en online diensten, is de beste en gemakkelijkste oplossing voor bijna alle gevallen het versturen van de foto’s via een online service. Enkele veel voorkomende voorbeelden zijn WeTransfer, Google Drive, Amazon Cloud en Dropbox, om er maar een paar te noemen.

Zorg er echter voor dat het voor jou duidelijk is hoe je de foto’s krijgt om problemen met de levering te voorkomen als gevolg van technologische beperkingen. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld geen toegang tot Dropbox of kunnen geen ZIP-bestanden openen vanaf hun kantoorcomputer. Als je van tevoren weet hoe je de foto’s zult ontvangen, dan weet je of je de fotograaf op de hoogte moet stellen van je technologische beperkingen en of je een andere manier moet zoeken die het beste bij je past.

3. In welk formaat lever je de foto’s aan?

Het formaat van een foto kan verschillende betekenissen hebben: bestandsformaat (extensie), grootte, beeldverhouding, enz. Meestal krijgt je JPG-bestanden, klaar voor gebruik op je website of voor het printen van materiaal. Echter, om verrassingen te voorkomen, zorg ervoor dat je JPG’s ontvangt, vooral als dat is wat je verwacht. 

Het is relevant om te weten dat JPG’s kunnen variëren in grootte en dat ze veel van jouw computerruimte in beslag kunnen nemen. Hoge-resolutie bestanden zijn substantiëler in omvang, en je zult ze kunnen gebruiken om af te drukken; tegelijkertijd zijn ze niet ideaal voor WEB-gebruik. Als je de afbeeldingen online wilt gebruiken (social sharing of website), zorg er dan voor dat je naast de hoge-resolutie JPG’s ook kant-en-klare kleinere versies van de JPG’s krijgt.

Voor de verhouding durf ik te zeggen dat de meest voorkomende een 3:2 verhouding is, en niet 4:3 of 1:1. Als je speciale eisen stelt aan de verhouding, zorg er dan voor dat je dit met de fotograaf communiceert. Klik hier om meer te weten te komen over beeldverhoudingen.

4. Hoeveel foto’s krijgen we?

Hoewel het zeer onwaarschijnlijk is dat je de exacte hoeveelheid foto’s weet die je zult krijgen, kun je het toch vragen en heb je een idee bij benadering. Het aantal foto’s dat je krijgt voor een evenement zal variëren afhankelijk van de aanpak van de fotograaf. Sommige fotografen, bijvoorbeeld, verplichten zich tot een minimum aan te leveren foto’s, laten we zeggen 30 foto’s per uur service, en het aantal kan dan altijd toenemen. Meestal krijg je een selectie van de beste momenten, en niet elke foto die tijdens het evenement wordt gemaakt.

5. Worden de foto’s geretoucheerd?

Het retoucheren van foto’s moet een intrinsiek aspect zijn van het behandelingsproces van de fotograaf. Met andere woorden, fotografen moeten de tijd nemen om de foto’s die tijdens een evenement zijn gemaakt te retoucheren en je de best mogelijke kwaliteit te bieden. Als ze niet in staat zijn om iets te zeggen over het retoucheren, raad ik je ten zeerste aan om het te verduidelijken, en te begrijpen of je dit mag verwachten of niet. Het retoucheerproces moet niet agressief en modificerend zijn, maar veeleer een versterkend en corrigerend proces.

6. Voegt je watermerken toe?

Watermerken, wie gebruikt ze eigenlijk? Veel fotografen inderdaad! Wees je ervan bewust dat als je geen vervelende watermerken op je uiteindelijke foto’s wilt hebben, wat waarschijnlijk wel het geval is, je dit met de fotograaf moet verduidelijken. Een goede manier om te weten of ze watermerken gebruiken is alleen maar te kijken naar hun online portfolio.

7. Hoe kunnen we de foto’s gebruiken?

Het gebruik van de foto’s is een onderwerp voor een heel artikel op zich. Toch wil ik je een woord zeggen dat vaker onopgemerkt blijft: Auteursrechten. Om te voorkomen dat je in de toekomst in discussie raakt, of zelfs juridische gevechten met een auteur, is het duidelijk waar en hoe je de foto’s kunt gebruiken die je krijgt. Hoe meer rechten en mogelijkheden je wilt hebben, hoe duurder de auteursrechten worden. Als een fotograaf geen duidelijkheid verschaft over het gebruik van de auteursrechten, vraag er dan zeker naar en voorkom dat je per ongeluk moet leven.

8. Kan je een factuur overleggen?

Het krijgen van een factuur zou de norm moeten zijn, zonder twijfel, maar er zijn gevallen waarin een fotograaf geen manier heeft om je een legale vorm van ontvangst te geven. Als dit het geval is, kan het zijn dat je je in een ongemakkelijke situatie bevindt waarin je een uitgave die je had niet wettelijk kan declareren. Een factuur is echter met name relevant voor bedrijven die fotoservices nodig hebben. Als de juridische status van de fotograaf onduidelijk is (ze hebben geen rechtspersoonlijkheid achter hun winkel), dan moet je waarschijnlijk overwegen om iemand anders in te huren.

9. Maak je een back-up van de foto’s?

Ten slotte moet je kunnen weten of de fotograaf de foto’s voor je kan bewaren. Als je, om wat voor reden dan ook, de foto’s weer van de fotograaf moet krijgen, zorg dan dat je weet of je dat kunt. Sommige fotografen zullen extra kosten in rekening brengen voor het opslaan van de foto’s van jouw evenement.

Laatste gedachten.

Het inhuren van een fotograaf zou geen pijnlijk proces moeten zijn, en ik hoop dat deze tips je helpen om de beste fotograaf voor je evenement te vinden. Uiteindelijk is het belangrijkste dat je tevreden bent met het resultaat en dat je de foto’s kunt gebruiken voor je communicatie- en marketingcampagne.

Heb je nog andere vragen die je relevant vindt voordat je een fotograaf inhuurt? Ik hoor graag jouw advies! Laat hieronder een reactie achter of neem contact met mij op en ik pas mijn artikel graag aan om het beter te maken.

Dit artikel maakt deel uit van een serie over het proces van het inhuren van een fotograaf van A tot Z. Ik zal elke week een nieuwe schrijven, dus kom zeker terug, zodat je niet mist wat er nu gaat gebeuren. Bedankt voor jouw tijd!

Dank u wel!