Quand devez-vous recevoir des photos de votre événement ?

En tant qu’organisateur d’événements, la photographie jouera un rôle essentiel dans le résultat de l’événement, surtout si vous prévoyez d’utiliser les images pour votre stratégie de marketing et de communication. Pour garantir que vous obtiendrez les images que vous souhaitez pour l’objectif que vous souhaitez, il est bon de mieux comprendre pourquoi et comment vous utiliserez les photos. Une fois que les objectifs de marketing autour de l’événement sont clairs, vous aurez une meilleure idée du moment où vous devrez obtenir les photos du photographe pour en faire la promotion et en parler.

Aujourd’hui, je vais vous guider sur certaines pratiques standard que j’ai rencontrées en traitant avec de nombreux organisateurs d’événements sur le moment où ils devraient obtenir les photos. Plongeons dans le vif du sujet.

Organisez et hiérarchisez les objectifs de marketing de votre événement.

Lorsque vous planifiez un événement, il est essentiel de comprendre comment vous voulez communiquer à son sujet avec votre public. Ainsi, la première chose que vous devez faire est de comprendre ce qui suit : où votre public cible absorbe-t-il l’information ? Utilise-t-il les médias sociaux ou préfère-t-il recevoir des bulletins d’information et visiter votre site web ? Aiment-ils les rapports annuels imprimés ou la lecture d’un magazine physique ? Une fois que vous aurez identifié la manière dont votre public s’intéresse à votre contenu, il sera plus facile de définir le type d’images dont vous avez besoin pour votre événement et le moment où vous pourrez les obtenir. Permettez-moi de me plonger dans les différents scénarios que vous pouvez rencontrer, de la livraison d’images la plus rapide à la plus lente.

Quand recevoir des images pour les médias sociaux ? La livraison la plus rapide.

Si votre public cible consomme votre contenu généralement via les médias sociaux, vous voudrez communiquer aussi vite que possible avec lui au sujet de l’événement. Ce type de communication nécessitera des messages et des informations en direct avec votre public au fur et à mesure que l’événement se déroule. À moins que vous ou quelqu’un de votre équipe ne souhaite s’occuper de cet aspect, vous devez communiquer avec le photographe à l’avance, afin qu’il puisse vous envoyer les photos directement dans votre boîte de réception pendant l’événement. Sachez toutefois qu’un photographe se concentre sur la prise de photos, et que le fait qu’il sélectionne et vous envoie des photos peut avoir un impact sur sa performance et lui faire potentiellement manquer des moments critiques. Si vous souhaitez que le photographe vous envoie des photos pendant l’événement, je vous recommande de vous servir de moments moins importants pour les obtenir. N’oubliez pas qu’en établissant des priorités dans vos objectifs de marketing, vous pourrez comprendre quand vous pourrez libérer du temps pour obtenir les images directement du photographe.

Format attendu : JPG, environ 800 pixels sur le côté le plus long, environ 150 KB par image, 72 dpi.

Quand recevoir des photos pour les bulletins d’information ? Livraison relativement rapide.

Si vous n’avez besoin de certaines photos que peu de temps après l’événement (dans les 24 heures, par exemple), il est bon d’en avertir le photographe, afin qu’il puisse livrer un certain nombre de photos précisément à cette fin. Cela peut également être utile pour les bulletins d’information que vous prévoyez de publier le lendemain de l’événement. N’oubliez pas de mentionner quels sont les moments cruciaux que vous souhaitez obtenir le plus rapidement possible en images pour votre stratégie de communication. Parfois, vous vous rendrez compte que vous n’avez besoin d’images que pour vos médias sociaux et votre newsletter le lendemain et non pas immédiatement, ce qui vous permettra de profiter de tout le temps de prise de vue dont disposera le photographe pendant l’événement sans être interrompu.

Format attendu : JPG, environ 1000 pixels sur le côté le plus long, environ 200 KB par image, 72 dpi.

Quand recevoir des photos pour un album partagé en ligne ? Livraison moyenne.

Les albums en ligne que vous prévoyez de partager avec votre public peuvent généralement attendre un peu plus longtemps et s’ajouter au moment où vous communiquez avec votre public au sujet des photos. Vous voudriez recevoir les photos pour votre album en ligne dans les 3 à 5 jours suivant votre événement, ce qui vous donnera suffisamment de temps pour publier les images dans la semaine qui suit, lorsque la dynamique est encore chaude. Ces photos devraient déjà être dans le bon format pour le partage en ligne, alors soyez clair pour communiquer au photographe comment vous comptez utiliser les photos, afin qu’il puisse livrer les images dans le bon format pour votre stratégie de communication. En général, c’est le moment où vous recevez toutes les photos de l’événement, et vous êtes prêt. Toutefois, si vous souhaitez utiliser les images pour des documents imprimés, assurez-vous de les obtenir également en haute résolution, ce qui m’amène au point suivant.

Format attendu : JPG, environ 1200 pixels sur le côté le plus long, environ 300 KB par image, 72 dpi.

Quand recevoir des images pour les communications imprimées ? La livraison la plus longue/la plus lente.

Si vous avez besoin de photos pour des communications imprimées (journaux, rapports annuels, bannières, dépliants), selon l’urgence, vous n’en aurez peut-être pas besoin tout de suite. Pour les documents imprimés, vous voudrez disposer d’images à haute résolution, qui prennent généralement plus de place sur votre disque dur. Assurez-vous donc d’avoir suffisamment d’espace libre sur votre périphérique de stockage pour conserver ces images en toute sécurité. Comme ces fichiers sont plus volumineux, il faudra plus de temps pour les recevoir, mais le délai de livraison prévu peut également être de 3 à 5 jours. Vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes les photos dans ce format massif et grand format, mais on ne sait jamais, c’est pourquoi il est toujours bon d’obtenir les images en grand format pour vos archives et vos dossiers.

Format attendu : JPG, entre 4000 et 7000 pixels sur le côté le plus long, entre 20 et 40 Mo par image, 300 dpi.

Dernières réflexions

Comme vous pouvez le voir, il y a de nombreux moments où vous pourriez potentiellement obtenir des photos de votre événement. L’aspect le plus important est de comprendre pourquoi et comment vous devez communiquer avec votre public. Une fois que vous aurez clairement défini vos canaux et votre public cible, vous saurez avec quelle urgence vous aurez besoin des images pour les interpeller. Veillez à informer le photographe de vos stratégies pour aligner vos attentes sur le service qu’il fournit.

Avez-vous d’autres suggestions quant au moment où vous devriez obtenir les photos pour votre événement ? J’aimerais beaucoup entendre vos conseils ! Laissez un commentaire ci-dessous ou contactez-moi, et je serai heureux d’adapter mon article pour le rendre meilleur.

Je m’engage envers moi-même et envers le monde entier à écrire un aperçu chaque semaine, donc si ces sujets vous intéressent, n’hésitez pas à revenir, pour ne pas manquer la suite. Merci pour votre temps !

Merci !